9 способів ефективної комунікації

Poradi.com.ua_20.11.2014_aySnBpjTEuTC8У цьому світі вміння налагодити міцну комунікативну зв’язок з потрібними людьми – це ключовий навик, без засвоєння якого немислимий успіх. Необхідно культивувати і інвестувати в міцні відносини незалежно від того, стосується це особистому житті або бізнесу. Виконавчий голова Google Ерік Шмідт ґрунтовно проаналізував цю тему і розклав все по поличках у своїй новій книзі «Як працює Google». На його думку, багато людей недооцінюють силу відповіді на електронні листи. Відповідно, Шмідт вирішив навчити нас, як правильно це робити і надав дев’ять порад, як ефективно працювати з e-mail.

1. На будь-який лист необхідно оперативно відповідати

Якщо хтось витрачає час на те, щоб відправити тобі послання, ти повинен проявити аналогічну взаємність, і як мінімум з елементарної поваги відповісти на цей лист. Не обов’язково писати багатослівний трактат, тим більше, якщо ти надзвичайно зайнята людина. Просто дай відправнику знати, що ти отримав його листа і зможеш відповісти на нього більш докладно через деякий час. Бажано вказати, коли саме.

2. Ти пишеш листа, а не роман. Будь коротким

Ти напевно чув вислів Шекспіра про те, що «стислість – сестра таланту». Відповідаючи на електронні листи, не треба бути надто багатослівним. Люди не хочуть читати довгі і докладні послання: вчися писати коротко, розумно та по суті, без зайвої «води». Нагромадження розумних слів і складних конструкцій не зробить тебе розумнішими в очах співрозмовника. З більшою ймовірністю твої рядки лише викличуть роздратування, так як «перетравлювати» їх – марно витрачати дорогоцінний час. Спробуй написати чернетку, і, якщо що-то можна буде видалити, але при цьому основна думка не буде втрачена, сміливо викреслюй непотрібні абзаци.

3. Наведи порядок в поштовій скриньці

Навколо тебе величезна кількість людей, речей і розмов, які захаращують твоє життя. Давай не будемо додавати до цього хаосу таку дрібницю, як поштову скриньку. Не тримай листи без необхідності, адже ти ризикуєш втратити серед мотлоху по-справжньому важливі повідомлення. Очисти його, організуй, оформи так, як тобі зручно, і визволи себе від непотрібних турбот. Ерік Шмідт каже, що якщо ти прочитав лист і знаєш, що з ним треба зробити (відправити у спам, прочитати пізніше або відповісти), то потрібно зробити це відразу, інакше тобі доведеться повертатися до нього знову і перечитувати, а це стовідсоткова трата часу.

4. В першу чергу відповідай на останні листи

За цим принципом ти працюєш, коли вирішуєш розібратися з новими справами, тими, що виникли останніми. Шмідт каже, що висока ймовірність того, що старими листами вже почали займатися. Тому, щоб не робити подвійну роботу, використовуй принцип LIFO (Last in First Out – останній прийшов, перший вийшов).

5. Переадресовывай отримані листи тим, хто, на твій погляд, більш компетентний у наявному питанні

Або тим, кому ця інформація може бути корисна. Якщо твій бос просить тебе зв’язатися з потрібною людиною, а ти вчасно не відіслав або не переслав йому листа, то протягом дня це просто вилетить у тебе з голови, і твоя забудькуватість може стати причиною жорсткого прочухана.

6. Не скрытничай

«Якщо ти часто користуєшся прихованими копіями, швидше за все, у тебе на думці якісь хитромудрі інтриги», – вважає Голова ради директорів і колишній CEO Google Ерік Шмідт. А у великих компаніях навіть саме незначне і часом нічого не значуще приховування фактів може розцінюватися як шпигунство глобальних масштабів. Або веди прозору листування, або не додавай людей до розмови взагалі.

7. Вистачить кричати

Якщо ти не досить хоробрий, щоб висловити своє невдоволення в обличчя співрозмовнику, не говори нічого. ДОСИТЬ ВИКОРИСТОВУВАТИ ПОШТУ ДЛЯ З’ЯСУВАННЯ СТОСУНКІВ!!!

8. Відстежуй стан та результати електронного листування

Додай копію листа свою адресу і з допомогою програми став на своє входить ярлик «відстежити». Таким чином ти зможеш визначити, чи було прочитано лист, і, якщо так, з чистою совістю зв’язатися з адресатом і вимагати зворотного зв’язку.

9. Використовуй ключові слова

Подібні дрібниці – своєрідні кроки на шляху до організованості. Нехай у надісланих листах будуть ключові слова у темі листа, щоб надалі кореспонденцію було простіше знайти серед тони електронної «макулатури».