Симпатія до впорядкованості: плюси чек-листів і списків завдань

Заради.com.ua_29.07.2015_6W8kPdv7fbYspУ сучасну епоху ми знаємо більше, ніж коли-небудь раніше, а інформація ніколи не була так легко доступна. І все ж окремі особи і організації часто не в змозі користуватися всіма цими знаннями. Кількість знань зростає, а спосіб їх упорядкування все ніяк не винайдуть.

Суть усієї проблеми в тому, що в той час, як світ навколо нас стає все більш і більш складним, ми все ще застрягли з мозком, який не сильно змінився за останні 100000 років. Ні, зміни, звичайно, що називається, на обличчя, і ми набагато розумніші прапрабабусі-мавпочки, але за зростаючими обсягами знань та інформації не встигаємо. Звичайно, завдяки таким кладезям, як книги і комп’ютери, можна збільшити обсяги знань, та ще повно різних тренувань для пам’яті. Але навіть постійні тренування і робота над своїми знаннями не допомагають подолати упередження, когнітивні недоліки і внутрішню забудькуватість. І незважаючи на рясно квітучий, як брюссельська капуста жарким бельгійським вдень, мозок, ми продовжуємо раз за разом робити дурні помилки.

Але що, якщо існує інструмент, який може допомогти нам уникнути неправильного застосування знань, подолати когнітивні недоліки і може зробити нас більш поінформованими?

Є один спосіб: всього-навсього звичайний список завдань.

Сила списку – вміст

Коли ти чуєш слово «перелік», то, ймовірно, перша асоціація, яка приходить на розум, це щоденний/щотижневий список справ. У список справ ти записуєш першорядні завдання. Потім ще, і ще – і так до самої смерті, вся життя через перелік. Але мова не про це.

Хтось скаже, що всі ці списки жахливо нудне і, що характерно, неефективне справа. Однак все це брехня! Це дуже корисний інструмент, який сприяє процвітанню твого бізнесу і тебе як особистості. Насправді дуже дисциплінує. Якщо не віриш нам, то прочитай дуже переконливу книгу Атула Гаванде «The Checklist Manifesto», в якій все розкладено по поличках.

Але ж книжку потрібно знайти, купити, ще читати, це треба, щоб голова працювала… Занадто складно. А ти нам як і раніше не віриш. Тоді ось ще один промовистий історичний приклад.

Чув про славні бомбардувальники Б-17, які американські льотчики між собою називали «Літаюча фортеця»? Звичайно, чув. Але чи знав ти, що якщо б не було простого переліку, то про нього б ніхто ніколи не дізнався. Ось як це було. У 1930-ті роки ВПС США провели конкурс для виробників літаків, що борються укласти контракт на будівництво «далекого» бомбардувальника. Самим явним фаворитом виглядав Боїнг, який створив епічних розмірів вундервафлю, яка літала далі, швидше, вміщувала в себе більше бомб і виглядала страшно. Здавалося б, зрозуміло, хто переможе. «Літаюча фортеця» навіть своєю тінню затьмарювала конкурентів. Залишилося тільки зробити показовий заліт – і контракт на руках у хлопців з «Боїнга». Шампанське було закладено в рефрижератори, келихи відполіровані, а літак злетів, піднявся на 300 футів і осяяв небо своїм… вибухом, разлетевшись разом з пілотом на дрібні шматки.

Як показало розслідування, справа була не в несправності літака, а в елементарній помилку пілота. Самий швидкий, надійний і небезпечний бомбардувальник того часу був надто складним в управлінні, так що звик до примітивізму пілот просто не впорався з летючої махиною. Для нормального польоту льотчик повинен був звернути увагу на чотири різних двигуна, що забираються шасі, закрилки, сотні дивовижних для того часу перемикачів і на багато, багато іншого. Зараз це стандартне оснащення будь-якого аероплана, але в ті часи бомбардувальник став справжнім проривом у військовій авіації. Тому пілот був так зайнятий усіма цими причандаллям, що забув вимкнути стопор рулів, використовуваний при стоянці літака на аеродромі.

Повітряний Корпус зробив висновок, що модель Боїнг була занадто складною для пілотів, і контракт був підписаний з більш примітивним Douglas B-18 Bolo.

Але військові все-таки купили кілька Боїнгів чисто заради експерименту. Просто деякі льотчики-випробувачі розгледіли в оскандалившемся бомбардувальнику колосальний потенціал, та й просто було цікаво політати на такий махині. Льотчики, вони ж народ безбашений. Замість того щоб вимагати додаткове навчання, льотчики-випробувачі склали простий перелік для попереднього польоту. Вони просто-напросто прописали всі основні завдання, необхідні для успішного управління літаком, і пункти, на які треба звернути увагу перед зльотом. З переліком льотчики пролетіли 1,8 млн миль без єдиної аварії. Завдяки простому контрольного списку прозріла армія підсумку замовила тринадцять тисяч бомбардувальників Б-17 злетіли в аннали військової історії.

Складаємо перелік

Отже, уяви, що ти опинився на вершині світу в дорогих туфлях і з шаленою копицею волосся, як у Дональда Трампа. І від нічого робити ти вирішив побудувати хмарочос. І тобі для цього потрібно організувати роботу великий різношерстої команди, в яку входять: інженери всіх видів, електрики, сантехніки, плотники, монтажники, екскаваторники, віконні монтажники, фахівці-екологи, експерти з безпеки, геологи, виробники стали – список можна продовжувати і продовжувати. І тим не менш, незважаючи на складності сучасного будівництва, компанії збирають великі будівлі швидше, ніж коли-небудь.

Як?

Звичайно, за допомогою цих самих горезвісних списків.

Кожна будівництво починається з масивного контрольного списку завдань, який повинен бути зроблений точно в строк. Враховуються всі деталі, щільний графік – загалом, досконалий інструмент для створення успішного бізнесу, кажучи мовою реклами. Завдяки списками вдається тримати різношерсту команду в курсі подій і довести монтажникам, що, поки сантехніки не виконали свою роботу, їм до справи краще не братися.

Сучасне будівництво є прекрасним прикладом того, як контроль може допомогти нам впоратися з викликами сучасного життя. У сьогоднішньому складному і взаємозалежному світі нездатність спілкуватися є причиною більшості наших неумений. Різні люди або групи мають різні обсяги знань і різне бачення. Так що упорядкованість врятує світ, твою безладну душу і твій бізнес.

Плюси

По суті, все, що було написано, є своєрідним вихвалянням подібних списків. Але ось головні плюси:

1. Переконайся, що необхідний мінімум робиться. Зі збільшенням складності приходить спокуса пропустити дурну або просту річ, і замість цього зосередитися на «сексуальної» частини своєї роботи і життя. Але як кажуть, вся краса – в простих речах, і якщо ними нехтувати, то можна здорово встряти. Прості речі відрізняються лише тим, що вимагають менших витрат сил і часу. Врахуй це.

2. Є думка, що всі списки завдань і переліки – справа суто старперское. Мовляв, молоду, творчу, вільну особистість подібні речі стримують обрубують їй крила і заважають рухатися далі. Але тебе ж ніхто не змушує упорядковувати твій творчий робочий безлад. Мова йде про інші справи. Ти ж не цілодобово на роботі. Є й інші речі. Наприклад, подібний перелік становив екстравагантний пан Дали.

3. Дуже сильно дисциплінує ця ваша папірець. До речі, контрольні списки продовжують грати життєво важливу роль в авіації. Кожен раз, коли пілоти і другі пілоти злітають і сідають, вони усно проходяться з контрольного списку. Багато чого з того, що вони розглядають, звичайно, елементарні речі. Але коли ти несеш відповідальність за життя 120 пасажирів, ти повинен бути дисциплінованим, щоб бути впевненим у правильності своїх дій.

Переліки не дають двійкових відповідей, вони прищеплюють дисципліну людини, який їх використовує. Дослідження показують, що даний кому-небудь перелік завдань збільшує шанси на його завершення.

4. Списки економлять час. На них часто скаржаться, що, мовляв, вони забирають дуже багато часу, ще більше займає їх проходження. Насправді списки економлять час в довгостроковій перспективі. Ти витратиш менше на виправлення помилок і отримаєш більше часу на конструктивну роботу.

Як зробити перелік ефективніше

Просто зробити список кроків, які беруть участь у вирішенні певної задачі. Ось лише деякі поради:

1. Досліджуй свої невдачі і шукай «вбивць свого щастя». Поглянь на свою роботу, або навіть на своє особисте життя. Відчуваєш, що не виконуєш свій максимум? Справи домашні здаються катастрофою? Вивчи себе, дізнайся, чому ти не отримуєш максимальних результатів. Саме виявлені провали і невдачі будуть основою для твого списку.

2. Фокусуйся на простих завданнях. Ми вже говорили про те, як вони важливі. Постарайся втілити в життя те, що всі залишають на потім. Ось побачиш, жити стане простіше.

3. Якщо твій чек-лист вийшов занадто великим і складним, то доведеться його все-таки скоротити. Що ж тоді залишити? Зверни увагу на ті речі, завдання та проекти, які особливо складні і важливі. На них піде більше часу, але і зовсім без них не можна. Ніяк не можна. Завдання, від яких залежать всі інші пункти твого списку, потрібно виконувати в першу чергу.

4. Перевіряй, наскільки ефективний твій список в реальному світі. Якщо ти все ще відчуваєш ті ж невдачі, або список завдань відверто тобі заважає, то перероби його.

Без подібних переліків була б неможлива робота лікарів, інакше б всі вмирали від передозу прописаних ліків і забутих запланованих операцій; робота льотчиків, інакше літаки розбивалися б, ледве злетівши; робота будівельників, інакше будинки руйнувалися б на стадії внутрішньої обробки. Врахуй це. Бути може, звичайний чек-лист врятує і твою, застиглу в невіданні душу.